Besser Zusammenarbeiten mit digitalem Projektmanagement

Podcast: Download (Duration: 16:53 — 23.2MB)

Abonnieren: Apple Podcasts | Spotify | RSS | More

Jeder, der mit anderen Personen an Projekten arbeitet weiß: Viel Abstimmungsaufwand entfällt auf alltägliche, rein organisatorische Fragen. Wer macht gerade was? Bis wann muss was fertig sein? Wann können abhängige oder folgende Aufgaben gestartet werden? Mit einem digitalem Projektmanagement Tool hat jeder Beteiligte seine Aufgaben, den aktuellen Teamfortschritt und alle nötigen Informationen immer an einem zentralen Ort im Blick. In dieser Ausgabe geht es um Relevanz, Zielgruppe, Funktionen und Anbieter von Online Projektmanagement Diensten. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf abschließenden, konkreten Tipps zum Vorgehen bei der Einführung.

Digitales Projektmanagement – ein Fortschritt!

Bislang liefen die Fäden der Planung beim Projektmanager zusammen. Er hatte den Überblick über die Arbeitsfortschritte der einzelnen Teammitglieder und verteilte die Aufgaben. Jedes Teammitglied hatte dabei seine persönliche To-Do-Liste. Dieses Vorgehen hatte entscheidende Nachteile: Es nahm viel Zeit in Anspruch und behinderte die optimale Kooperation. Deshalb ist damit jetzt Schluss!

Durch digitales Projektmanagement kann sich der Projektmanager seiner eigentlichen Aufgabe widmen, dem Koordinieren, und jedem Beteiligten stehen alle Informationen zur Verfügung. Zudem ergeben sich aus den Tools des digitalen Projektmanagements auch automatisch To-Dos der Mitarbeiter. So kann Kommunikation vermieden werden, die für das vorliegende Projekt unerheblich wäre, und die Zeit wird genutzt, um über Inhalte zu diskutieren.

Für wen sind digitale Projektmanagement–Tools geeignet?

Digitales Projektmanagement ist hilfreich für jeden, der in der Zusammenarbeit den Abstimmungsaufwand reduzieren und ganz leicht Aufgaben und Fortschritte der Teammitglieder im Blick behalten möchte.

Wenn sich Ihr Unternehmen noch nicht für ein einheitliches Tool entschieden hat, können Sie trotzdem ein Tool schon einmal übergangsweise für Ihr Team nutzen. Das kann helfen, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden. Die Tools können meist monatlich abonniert werden.

Welche Funktionen stehen bei den Tools zur Verfügung?  

Die Tools gewähren einen Überblick über alle To-Dos, und Sie können sehen, wer gerade woran arbeitet. Für alle Aufgaben lassen sich Unteraufgaben in vielen Hierarchieebenen einrichten. Fristen für die einzelnen Aufgaben können eingegeben und in den Kalender integriert werden.

Das System erfasst und verwaltet die organisatorischen Abhängigkeiten von Aufgaben verschiedener Teammitglieder. Damit werden Teammitglieder über abgeschlossene Aufgaben und folgende Zuständigkeiten informiert und an Deadlines erinnert.

Durch ein begleitendes Live Reporting ist für jeden sichtbar, wo man sich im Projekt befindet und ob der Zeitplan eingehalten wird. Dazu lassen sich in den meisten Tools Projekte und Aufgaben in Gantt Charts oder auf einem Kanban Board anzeigen.

Gleichzeitig sind Kommunikation, Information und Interaktion aller Beteiligten direkt auf den Plattformen möglich. Alle notwendigen Informationen zu den jeweiligen Aufgaben sind dort zu finden, und durch Nutzung der Kommentarleiste sind Rückfragen und Änderungen möglich.

Oftmals können Sie die Tools auf die eigenen Anforderungen flexibel einstellen und sie damit für lange oder auch kurze, agile Vorgehen nutzen.

Wichtig: Achten Sie gerade bei großen Organisationen auf ein intelligentes, sicheres Rechtsmanagement! Legen Sie klar fest, welcher User was sehen und bearbeiten darf.

Welche Tools stehen für digitales Projektmanagement zur Verfügung? 

Es gibt eine große Bandbreite an Projektmanagement-Tools, die sich oft in Basisfunktionen ähneln. Sie können aber Spezialisierungen für gewisse Bereiche oder bestimmte Branchen aufweisen. Bei der Wahl sollten Sie sich daher über die Bedürfnisse des Unternehmens im Klaren sein. Treffen Sie die Entscheidung für ein Tool überlegt und gewissenhaft und bedenken Sie, dass das Tool dem ganzen Unternehmen und somit verschiedenen Abteilungen dienen soll.

Vorschläge für Tools

Die folgenden Tools sollen als Beispiel dienen, an denen Sie sich orientieren können. Welches Tool letztendlich für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Informieren Sie sich darüber, ob und welche speziellen Tools es für Ihre Branche gibt.

Zu den bekanntesten Tools gehören Trello, was vor allem für große Organisationen geeignet ist, sowie Podio von Citrix. Einige junge Unternehmen haben sich auf rein digitales Projektmanagement spezialisiert. Dazu gehören beispielsweise Asana, Hive, Wrike, Basecamp.

Mein Open-Source-Tipp: OpenProject, eine Software mit offenem Quellcode, die jeder auf den eigenen Server herunterladen kann – was auch Gebühren spart.

Los! Aber wie?

Die Implementierung ist von verschiedenen Faktoren abhängig.

• Ihre Branche: Gibt es ein Tool, das schon weitgehend auf Ihre Bedürfnisse eingestellt ist, sodass kaum mehr eine Adaption des Tools notwendig ist?
• Ihre IT Struktur: Gibt es existierende Software, die ergänzt, ersetzt oder an das entsprechende Tool angebunden werden soll?
• Ihre Unternehmenskultur: Sind die Mitarbeiter offen und bereit, ihre Ideen und den Fortschritt zu teilen, oder muss erst ein kollaboratives Mindset geschaffen werden?

In drei Schritten zur Umsetzung

1. Bedarfsanalyse: Schließen Sie Mitarbeiter und Teams bei der Auswahl an. So können Sie sicherstellen, dass das Tool auch für jede Abteilung passend ist. Projekttools können nur so gut funktionieren, wie sie von den Mitarbeitern genutzt werden. Sie sollten also intuitiv und von jedem Beteiligten bedienbar sein, sodass auch IT-fernere Abteilungen an der Nutzung teilnehmen. Achten Sie darauf, dass das Tool skalierbar ist und bei Wachstum des Unternehmens erhalten bleiben kann. Klären Sie technische Fragen, beispielsweise die Nutzung über eine Cloud oder On-Premise und welche existierenden Applikationen integriert werden sollen. Um die Bedarfsanalyse gründlich durchzuführen, können Sie sich am IRES Framework orientieren.
2. Anbieteranalyse: Bei der Ermittlung des am besten geeigneten Anbieters für Ihren Bedarf kann das Anlegen einer Shortlist mit den Top-3-Anbietern hilfreich sein. Diese können Sie dann in kostenlosen Probeabonnements oder durch ein monatliches Abonnement testen.
3. Entscheidung und Implementierung: Wenn das Tool für das gesamte Unternehmen übernommen werden soll, muss jeder Mitarbeiter geschult werden; Regelungen und Guidelines zur Nutzung müssen festgelegt werden. Sinnvoll ist ein gewisses Monitoring, um zu sehen, ob das Tool genutzt wird. Denn nur, wenn auch jeder Beteiligte mitmacht, wird der Fortschritt sichtbar, und auch nur so können andere Funktionen des Tools greifen.