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Mit anderen gemeinsam an einem Text oder einer Präsentation zu arbeiten, kann schnell zu Chaos, Mehrarbeit und Reibungsverlusten führen. Unterschiedliche Speicherstände, Formatierungen oder Versionen wieder anzugleichen ist nicht nur zeitraubend – sondern auch unnötig. In dieser Ausgabe gehts es darum, wie Sie effizient und parallel gemeinsam an Dokumenten arbeiten können – und diese Tools auch in neuen Kontexten einsetzen können. Ich gebe Ihnen einen Überblick über Relevanz, Funktionen, Tools und Tipps zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung.
Inhalt
Jeder weiß, wie mühsam die Arbeit an einem gemeinsamen Dokument sein kann: Die getrennten Dokumente müssen aufwendig zusammengefügt, die Formatierung vereinheitlicht und die Arbeitsschritte des Partners erklärt werden. Welch Zeitverschwendung! Höchste Zeit ein Kollaborationstool zu verwenden.
Dabei ist möglich, komfortabel und ohne Zeitverluste gemeinsame und gleichzeitige an Texten, Tabellen oder Präsentationen zu arbeiten. Mit einem oder mehreren Teampartnern kann gleichzeitig auf das selbe Dokument zugegriffen und es zeitgleich bearbeitet werden. Für alle Teilnehmer ist sichtbar, wer das Dokument geöffnet habet, wo sich die Cursor der Kollegen befinden und welche Änderungen gerade live vorgenommen werden.
Die Kollaborationstools eignen sich außerdem zur gemeinsamen Erstellung einer Meeting-Agenda oder von live Meeting-Notizen. Auch ein Brainstorming oder einfache To-Do-Listen können über diese Tools abgebildet werden. Jeder trägt einfach unkompliziert seine Ideen und Anmerkungen ein.
Das Kernprinzip der Kollaborationstools fußt darauf, dass Dokumente in einer Cloud gespeichert werden. So können andere Teammitglieder darauf zugreifen. Teilnehmer können durch einen Link eingeladen werden, der sich im Programm generieren lässt.
Zwischenspeicherungen sind bei der Bearbeitung nicht mehr nötig: die Programme nehmen automatische Speicherung nach jeder Änderung vor. Soll eine Änderung nachverfolgt werden, kann mittels Datum und Uhrzeit auf die jeweilige Revision zurückgesprungen werdeen.
Die Nutzung ist denkbar einfach, es ist kaum zusätzliches Wissen erforderlich. Die Funktionen der Programme unterscheidet sich kaum von der Nutzung ohne Team.
Die meisten Applikationen der etablierten Softwarehersteller bieten inzwischen online Kollaborationsfunktionen an.
Falls Sie mit spezialisierter Branchensoftware arbeiten: Immer mehr Hersteller auch von Spezialsoftware bieten Kollaborationsmöglichkeiten. Software aus dem Hause Adobe lässt sich bereits über die „Creative Cloud“ gemeinsam nutzen. Prüfen Sie also, ob Kollaborationsfunktionen nicht bereits schon zur Verfügung stehen und nur noch aktiviert werden müssen.
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