Videokonferenzen professionell einsetzen

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Alle Besprechungen immer persönlich zu führen? Unmöglich! Online-Meetings bzw. Videokonferenzen sind unerlässlich damit der Austausch nicht leidet, alle Themen in selber Qualität und in selben Tempo besprochen werden können. In dieser Ausgabe geht es um Relevanz, Unterschiede zu ähnlichen Diensten (Webinar? Streaming?), um Funktionen und Anbieter. Abschließend, wie immer: Tipps für den professionellen Einsatz.

Inhalt der Folge

Wieso Videokonferenzen? Wir haben doch Telefon!

 Videokonferenzen sind das Mittel der Wahl, wenn man mit anderen Personen über Distanz interagiert, Dialoge oder Diskussionen führen möchte. Laut einer Vielzahl an Studien sind Videokonferenzen deutlich effektiver als Telefonkonferenzen. Durch das visuelle Element gibt es mehr Kommunikationsebenen, wie Mimik und Gestik, außerdem entsteht das Gefühl die Gesprächspartner besser zu kennen. Zudem kann das gesamte Team unkompliziert gemeinsam auf einen Bildschirm sehen oder ein Dokument bearbeiten.

Unterschiede: Webinar? Videotelefonie? Videostreaming? Videokonferenz?

• Videotelefonie sind Einzel- oder Gruppengespräche, die über beispielsweise WhatsApp oder Apple FaceTime stattfinden. Diese bewähren sich im Alltag, doch für Businessgesprächen fehlen diesen Applikationen einige Funktionen.
• Bei Videokonferenz-Tools gibt es diese erweiterten, zusätzliche Funktionen. Beispielsweise kann man Teilnehmer stummschalten oder weitere Videoquellen freigeben kann.
• Ein Webinar ähnelt eher einer Frontalveranstaltung, während die Videokonferenz das Pendant zum Meetingraum ist. Bei einem Webinar sind nur die Videos der Hosts zu sehen. Die Teilnehmer sind reine Zuhörer und müssen für einen Redebeitrag aktiv hinzugeschaltet werden.
• Beim Videostreaming geht die Übertragung nur in eine Richtung, ähnlich wie beim Fernsehen. Es eignet sich, wenn Inhalte an große Gruppen adressiert werden sollen. Die Teilnehmer können dabei nur indirekt über Kommentare oder Chats zur Kommunikation beitragen.

Welche Funktionen stehen bei Videokonferenzen zur Verfügung?

Die gängigen Videokonferenz-Tools erlauben mehrere Hundert Teilnehmer. Vor allem bei solch großen Gruppen ist die Moderation wichtig. So lässt sich beispielsweise konfigurieren:

• Welche Funktionen können die Teilnehmer selber steuern?
• Können sie sich selber auf Stumm bzw. Laut schalten?
• Können sie virtuell die Hand heben?
• Müssen sie in einem Warteraum auf die Bestätigung zum Eintritt in die Videokonferenz warten? 

Bei der Bildschirmfreigabe unterscheiden sich die Tools darin, ob bei der übrtragenee Bildschirm das Video ersetzt oder beides parallel zu sehen ist.

Für kreatives Arbeiten an einem Konzept kann die Funktion des geteilten Whiteboards genutzt werden. Jeder Teilnehmer kann nicht nur zusehen – sondern auch mitzeichnen.

In manchen Situationen kann es sinnvoll sein, Meetings aufzuzeichnen. Auch diese Funktion unterstützen die meisten Tools.

Die Funktion des Breakout Rooms ist besonders bei längeren Workshops oder Videokonferenzen zu Bildungszwecken nützlich. Hierbei können die Teilnehmer auf einzelne Kleingruppen aufgeteilt werden.

Die Hemmschwelle zum Einsatz ist niedrig: Wenn bisher noch keine Videokonferenzen genutzt wurden, können die Applikationen oft kostenlos heruntergeladen und einfach ausprobiert werden. Entscheidet man sich langfristig für einen Anbieter, lassen sich die Konferenzdienste gänzlich in den Unternehmensalltag integrieren werden. Beispielsweise können echte Meetingräume mit der passenden Hardware ausgerüstet werden, sodass die Videokonferenz nur noch einen Knopfdruck entfernt ist. Sogar kleine Bildschirme vor der Raumtür sind möglich, die die kommenden Besprechungen anzeigen. Ein großer Touchscreen-Bildschirm kann als Digitales Whiteboard genutzt und in der Videokonferenz gemeinsam beschrieben werden.

Neben dem Zugriff auf die Videokonferenz über das Internet, können meist kostenpflichtig Festnetzeinwahlnummern gebucht werden. Einige Anbieter ermöglichen sogar, darüber auch Festnetz-Telefonate zu führen – und somit bestehende Telefonsysteme im Unternehmen zu ersetzen.

Kriterien zur Anbieterauswahl

• Sollen die Tools in bereits existente Systeme, beispielsweise dem Kalender, eingebunden werden?
• Sollen die Konferenzen über eigene Server laufen sollen? Oder wird der Dienst als „Software as a Service“ eingekauft?
• Die Datenschutzkonformität ist bei den großen Anbietern in der Regel gegeben. Doch liegt auch eine gewisse Verantwortung bei den Nutzern.

Welches Tool nutzen?

• Skype ist für bis zu 50 Teilnehmern kostenfrei, allerdings eher für Privatgebrauch geeignet. Man kann den Bildschirm nicht gleichzeitig mit dem Video freigeben und auch Video und Audioqualität haben nur mittelmäßige Qualität.
• Zoom bietet Videokonferenzen in HD Qualität. Es ist einfach zu bedienen, Bildschirm und Video können gleichzeitig freigegeben werden. Alle wünschenswerten Funktionen sind integriert, wobei einige erweiterten Funktionen für den Host kostenpflichtig sind.
• Microsoft Teams ist nahtlos in die Microsoft Office 365 Umgebuung integriert. Es ist das Schweizer Taschenmesser der Zusammenarbeit: Chatfunktion, Aufgabenverwaltung, ein einfaches Enterprise-Social-Network und eine vollständige Telefonielösung. Oft schon bezahlt und eingerichtet, muss es nur noch aktiviert werden.
• Weitere vergleichbare Tools sind Google Hangouts, WebEx, GoToMeeting und Amazon Chime.
• Mein Open-Source-Tipp: das Jitsi-Projekt. Der Quellcode der Software liegt offen, es kann auf eigenen Servern selbst installiert und auch weiterentwickelt werden. Es tehen auch kostenfreie Plattformen zur Verfügung, die diese Software bereitstellen.

Tipps: Professionelles Auftreten in der Videokonferenz

• Die Ton-Qualität ist wichtiger als Video-Qualität. Daher unbedingt ein Headset verwenden (Bluetooth oder USB).
• Zuhören immer auf „mute“. Nur bei eigenen Redebeiträgen sich selbst auf „laut“ schalten.
• Ein ordentlicher Video-Hintergrund! Einige Tools haben die Option den Hintergrund zu ersetzen oder verschwimmen zu lassen.
• Vor Beginn eines Calls immer etwas Extra-Zeit einplanen, um die Audioqualität und Aktualität der Software zu prüfen.
• Wie auch in offline Meetings: Vorbereitung mit Agenda und Nachbereitung sind essentiell.
• Die Meetings so kurz wie möglich halten. Und nur mit so vielen Teilnehmern wie tatsächlich.